Si coordinas un laboratorio de patología, sabes que un caso con tres frascos puede terminar en decenas de casetes y láminas, repartidos entre el procesador, el micrótomo, la coloración, el escritorio del patólogo y, con suerte, el archivo. Cuando alguien pregunta dónde está la lámina A3-2, la respuesta no debería depender de quién estaba de turno.
Esta guía explica cómo se arma una cadena de custodia en patología, objeto por objeto, desde que la muestra sale de la sala de procedimientos hasta que se descarta años después, y qué conviene medir para saber si funciona.
En resumen
- La trazabilidad en patología sigue cada objeto físico: frasco, casete, lámina e imagen, no solo el caso.
- Cada objeto lleva un código DataMatrix con texto legible y dos identificadores del paciente.
- Cada escaneo en una estación queda como un evento de solo inserción, con objeto, estación, acción, usuario, equipo y hora.
- Histeva avisa cuando un objeto llega a una estación fuera de orden, y rechaza el escaneo en una estación que no le corresponde.
- Si se cae internet, el Edge de la sede sigue recibiendo con números reservados y sincroniza al volver.
- Bloques y láminas se retienen 15 años por defecto en Histeva, y el descarte solo procede con aprobación.
Antes del laboratorio: la cadena previa
La custodia no empieza en la recepción. Empieza cuando la muestra se toma y alguien la entrega a un mensajero.
En Histeva, las rutas de recolección se definen por días y paradas, y el mensajero trabaja desde el celular: escanea los frascos en cada institución, registra la hora de inicio de fijación y una nota de temperatura, y recoge la firma de quien entrega. Cada parada genera un manifiesto en PDF. Si un frasco recogido no llega al laboratorio en el plazo configurado, se genera una alerta.
Para mama, la orden exige la hora de toma y la hora de inicio de fijación. Son los datos que documentan la isquemia fría y el tiempo en formol, que afectan los receptores hormonales y HER2, y es mucho más difícil reconstruirlos después.
Recepción: dos identificadores y conciliación de frascos
La recepción es el primer punto donde un error se puede detener, y el último donde es barato hacerlo. En Histeva el flujo tiene como meta menos de 2 minutos por caso:
- Eliges las órdenes pendientes del paciente, que pueden ser varias.
- Confirmas el paciente con dos identificadores.
- Registras los frascos por escaneo y Histeva los concilia contra los declarados en la orden.
- Registras las discrepancias: nombre que no coincide, número de frascos distinto, sitio o lateralidad diferente, frasco sin rótulo, derramado o sin fijador.
- Se crea el caso y se imprimen las etiquetas DataMatrix, con meta de menos de 3 segundos por etiqueta.
Si la orden llegó incompleta, la pantalla muestra qué falta y el caso queda marcado, sin frenar la entrada de la muestra. Si hay que rechazarla, el motivo sale de un catálogo, lo que permite medir después por qué se rechaza y quién remite con más problemas.
Un código para cada objeto
La jerarquía es la base de todo lo demás. Cada código contiene el anterior, así que con solo leer una lámina sabes de qué casete, frasco y caso viene.
| Objeto | Código de ejemplo | Dónde nace |
|---|---|---|
| Caso | Q26-000123 | Recepción, con prefijo por tipo de caso y año |
| Frasco o parte | Q26-000123-A | Recepción |
| Casete o bloque | Q26-000123-A1 | Macroscopía |
| Lámina | Q26-000123-A1-1 | Corte |
| Imagen digital | Toma el código de su lámina | Escaneo |
Las etiquetas son DataMatrix ECC 200, un código bidimensional que cabe en el borde de un casete o de una lámina, con texto legible al lado. El Edge de la sede las imprime en impresoras ZPL, y si una sede no tiene impresora, la etiqueta sale en PDF. El mismo código que identifica la lámina en el laboratorio es el que la enlaza con su imagen. Ver patología digital.
Estaciones por escaneo
Cada estación del laboratorio trabaja escaneando: procesamiento, inclusión, corte, coloración, montaje y entrega al patólogo. Escanear un objeto registra la acción de esa estación. No hay que digitar nada al final del día, y si un casete se salta una estación, el siguiente escaneo lo deja en evidencia.
Al escanear, la estación muestra el objeto y su caso. Si el objeto llega fuera del orden esperado, Histeva lo advierte con su último movimiento y el paso que se esperaba. Si ese tipo de objeto no corresponde a la estación, por ejemplo una lámina en inclusión, el escaneo se rechaza. En corte, escanear un bloque permite crear sus láminas, sean H&E, niveles o las técnicas pendientes, e imprimir sus etiquetas en el mismo paso.
Un tablero en tiempo real muestra los casos agrupados por su siguiente paso, con límites de trabajo en curso por estación, para ver dónde se está acumulando el trabajo.
Las técnicas adicionales, como una inmunohistoquímica, son pedidos sobre un bloque que producen láminas nuevas y vuelven al mismo caso. El caso solo pasa a lectura cuando todas sus láminas fueron entregadas y no queda ninguna técnica pendiente.
Cuando la muestra sale del laboratorio
Hay tres salidas habituales, y las tres tienen que quedar en la cadena:
- Envíos a laboratorios externos, por ejemplo para pruebas moleculares: cada bloque o lámina enviado queda registrado como salida y como retorno cuando vuelve, con alerta si se vence el plazo esperado.
- Interconsultas físicas, con la guía del mensajero y la custodia de salida y regreso.
- Préstamos a pacientes, instituciones o médicos, con propósito y fecha de devolución, que se marcan vencidos si no regresan a tiempo. Los préstamos para investigación exigen consentimiento.
Archivo: 15 años y descarte con aprobación
El archivo se organiza por sede, sala, gabinete, cajón y posición. Archivar es otra estación por escaneo, y se puede archivar un caso completo en un solo paso.
Histeva trae por defecto una retención de 15 años para bloques y láminas, y días configurables para el tejido remanente en formol. Cada mes propone lo que ya cumplió su plazo, pero nunca borra nada por su cuenta: el descarte solo se ejecuta con aprobación y queda registrado en la cadena de custodia. Fija el plazo con tu área jurídica y de calidad, porque Histeva lo aplica pero no lo decide por ti.
La búsqueda "¿Dónde está?" responde por código o por caso con la ubicación, el préstamo o el descarte de cada objeto.
Sin conexión, la custodia sigue
Si se cae internet en una sede, el Edge local sigue funcionando: recibe muestras con un rango de números de caso reservado de antemano para esa sede, registra los escaneos de custodia e imprime etiquetas. Cuando vuelve la conexión, todo se sincroniza sin duplicados. La firma de informes sí requiere conexión. Ver software de patología.
Qué medir
Una cadena de custodia que no se mide se degrada en silencio. Estos indicadores salen de los mismos eventos, sin trabajo adicional:
- Rechazos por motivo y por remitente.
- Tiempo por etapa y por tipo de caso, en días hábiles.
- Producción por estación y por histotecnólogo, en bloques y láminas.
- Fallas de calidad de la lámina, como pliegues, marcas de cuchilla o problemas de tinción, que se registran como no conformidades.
Los tiempos por etapa también sostienen el informe: un caso que se firma a tiempo es uno que no se quedó detenido en una estación. Ver informe sinóptico de patología. Y cada lámina y técnica trazada es también una actividad que se puede cobrar, como explica la guía de facturación del laboratorio de patología.
Puedes ver las funcionalidades o solicitar una demo.
