Se você coordena um laboratório de patologia, sabe que um caso com três frascos pode terminar em dezenas de cassetes e lâminas, espalhados entre o processador, o micrótomo, a coloração, a mesa do patologista e, com sorte, o arquivo. Quando alguém pergunta onde está a lâmina A3-2, a resposta não deveria depender de quem estava de plantão.
Este guia explica como se monta uma cadeia de custódia em patologia, objeto por objeto, desde que a amostra sai da sala de procedimentos até ser descartada anos depois, e o que vale medir para saber se ela funciona.
Em resumo
- A rastreabilidade em patologia acompanha cada objeto físico: frasco, cassete, lâmina e imagem, não só o caso.
- Cada objeto leva um código DataMatrix com texto legível e dois identificadores do paciente.
- Cada escaneamento em uma estação fica registrado como um evento somente de inserção, com objeto, estação, ação, usuário, equipamento e hora.
- O Histeva avisa quando um objeto chega a uma estação fora de ordem e rejeita o escaneamento em uma estação que não corresponde a ele.
- Se a internet cair, o Edge da unidade continua recebendo com números reservados e sincroniza quando a conexão volta.
- Blocos e lâminas são retidos por 15 anos por padrão no Histeva, e o descarte só acontece com aprovação.
Antes do laboratório: a cadeia prévia
A custódia não começa na recepção. Começa quando a amostra é coletada e alguém a entrega a um mensageiro.
No Histeva, as rotas de coleta são definidas por dias e paradas, e o mensageiro trabalha pelo celular: escaneia os frascos em cada instituição, registra a hora de início da fixação e uma observação de temperatura, e colhe a assinatura de quem entrega. Cada parada gera um manifesto em PDF. Se um frasco coletado não chega ao laboratório no prazo configurado, um alerta é gerado.
Para mama, o pedido exige a hora da coleta e a hora de início da fixação. São os dados que documentam a isquemia fria e o tempo em formol, que afetam os receptores hormonais e o HER2, e é muito mais difícil reconstruí-los depois.
Recepção: dois identificadores e conciliação de frascos
A recepção é o primeiro ponto em que um erro pode ser barrado, e o último em que fazer isso é barato. No Histeva, o fluxo tem como meta menos de 2 minutos por caso:
- Você escolhe os pedidos pendentes do paciente, que podem ser vários.
- Você confirma o paciente com dois identificadores.
- Você registra os frascos por escaneamento e o Histeva os concilia com os declarados no pedido.
- Você registra as discrepâncias: nome que não confere, número de frascos diferente, local ou lateralidade diferente, frasco sem rótulo, derramado ou sem fixador.
- O caso é criado e as etiquetas DataMatrix são impressas, com meta de menos de 3 segundos por etiqueta.
Se o pedido chegou incompleto, a tela mostra o que falta e o caso fica marcado, sem travar a entrada da amostra. Se for preciso rejeitá-la, o motivo sai de um catálogo, o que permite medir depois por que as amostras são rejeitadas e quais solicitantes enviam com mais problemas.
Um código para cada objeto
A hierarquia é a base de todo o resto. Cada código contém o anterior, então só de ler uma lâmina você sabe de qual cassete, frasco e caso ela vem.
| Objeto | Código de exemplo | Onde nasce |
|---|---|---|
| Caso | Q26-000123 | Recepção, com prefixo por tipo de caso e ano |
| Frasco ou parte | Q26-000123-A | Recepção |
| Cassete ou bloco | Q26-000123-A1 | Macroscopia |
| Lâmina | Q26-000123-A1-1 | Corte |
| Imagem digital | Herda o código da sua lâmina | Escaneamento |
As etiquetas são DataMatrix ECC 200, um código bidimensional que cabe na borda de um cassete ou de uma lâmina, com texto legível ao lado. O Edge da unidade as imprime em impressoras ZPL, e, se uma unidade não tem impressora, a etiqueta sai em PDF. O mesmo código que identifica a lâmina no laboratório é o que a vincula à sua imagem. Veja patologia digital.
Estações por escaneamento
Cada estação do laboratório trabalha escaneando: processamento, inclusão, corte, coloração, montagem e entrega ao patologista. Escanear um objeto registra a ação daquela estação. Não é preciso digitar nada no fim do dia, e, se um cassete pula uma estação, o escaneamento seguinte deixa isso evidente.
Ao escanear, a estação mostra o objeto e o seu caso. Se o objeto chega fora da ordem esperada, o Histeva avisa, mostrando o último movimento e a etapa que era esperada. Se aquele tipo de objeto não corresponde à estação, por exemplo uma lâmina na inclusão, o escaneamento é rejeitado. No corte, escanear um bloco permite criar suas lâminas, sejam H&E, níveis ou as técnicas pendentes, e imprimir as etiquetas na mesma etapa.
Um painel em tempo real mostra os casos agrupados pela próxima etapa, com limites de trabalho em andamento por estação, para ver onde o trabalho está se acumulando.
As técnicas adicionais, como uma imuno-histoquímica, são pedidos sobre um bloco que geram lâminas novas e voltam ao mesmo caso. O caso só passa para leitura quando todas as suas lâminas foram entregues e não resta nenhuma técnica pendente.
Quando a amostra sai do laboratório
Há três saídas habituais, e as três precisam ficar na cadeia:
- Envios a laboratórios externos, por exemplo para testes moleculares: cada bloco ou lâmina enviado fica registrado como saída e como retorno quando volta, com alerta se o prazo esperado vencer.
- Interconsultas físicas, com a guia de remessa do mensageiro e a custódia de saída e retorno.
- Empréstimos a pacientes, instituições ou médicos, com finalidade e data de devolução, que são marcados como vencidos se não voltarem a tempo. Os empréstimos para pesquisa exigem consentimento.
Arquivo: 15 anos e descarte com aprovação
O arquivo é organizado por unidade, sala, armário, gaveta e posição. Arquivar é mais uma estação por escaneamento, e é possível arquivar um caso completo em uma única etapa.
O Histeva traz por padrão uma retenção de 15 anos para blocos e lâminas, e dias configuráveis para o tecido remanescente em formol. Todo mês, ele propõe o que já cumpriu o prazo, mas nunca apaga nada por conta própria: o descarte só é executado com aprovação e fica registrado na cadeia de custódia. Defina o prazo com as suas áreas jurídica e de qualidade, porque o Histeva aplica o prazo, mas não decide por você.
A busca "Onde está?" responde por código ou por caso com a localização, o empréstimo ou o descarte de cada objeto.
Sem conexão, a custódia continua
Se a internet cair em uma unidade, o Edge local continua funcionando: recebe amostras com uma faixa de números de caso reservada de antemão para aquela unidade, registra os escaneamentos de custódia e imprime etiquetas. Quando a conexão volta, tudo é sincronizado sem duplicidades. Já a assinatura de laudos exige conexão. Veja software de patologia.
O que medir
Uma cadeia de custódia que não é medida se degrada em silêncio. Estes indicadores saem dos mesmos eventos, sem trabalho adicional:
- Rejeições por motivo e por solicitante.
- Tempo por etapa e por tipo de caso, em dias úteis.
- Produção por estação e por histotécnico, em blocos e lâminas.
- Falhas de qualidade da lâmina, como dobras, marcas de navalha ou problemas de coloração, que são registradas como não conformidades.
Os tempos por etapa também sustentam o laudo: um caso assinado no prazo é um caso que não ficou parado em uma estação. Veja laudo sinóptico de patologia. E cada lâmina e técnica rastreada também é uma atividade que pode ser cobrada, como explica o guia de faturamento do laboratório de patologia.
Você pode ver as funcionalidades ou agendar uma demonstração.
