Se você cuida do faturamento de um laboratório de patologia, já sabe que um caso não é cobrado em um único momento. A imuno-histoquímica foi concluída na segunda-feira, a biópsia foi assinada na terça, a interconsulta chegou na semana seguinte e os recortes talvez nem sejam cobrados, conforme o convênio. Quando tudo isso é reconstruído no fim do mês a partir de planilhas, algo fica sem cobrar ou é cobrado duas vezes, e a EPS (as operadoras de saúde da Colômbia) encontra o erro antes de você.
Este guia explica como a atividade de um laboratório de patologia vira fatura, RIPS e contas a receber, com as normas que se aplicam hoje na Colômbia, e como o Histeva resolve isso.
Em resumo
- No Histeva, as cobranças não são digitadas: a assinatura do caso, cada técnica concluída, cada intraoperatório e cada interconsulta geram itens faturáveis conforme o convênio.
- A fatura eletrônica é emitida perante a DIAN (a autoridade tributária da Colômbia) sob a Resolução 000165 de 2023, modificada pela Resolução 000008 de 2024.
- Quando o pagador é uma entidade responsável pelo pagamento, a fatura leva o RIPS (o registro individual de prestação de serviços de saúde da Colômbia) como suporte, conforme a Resolução 948 de 2026, e sem o CUV (o código único de validação do RIPS) não é possível protocolá-la.
- Os documentos de suporte são protocolados em até 22 dias úteis a partir da emissão da fatura (Resolução 2284 de 2023).
- As glosas têm causas taxativas (Resolução 2284 de 2023) e prazos encadeados (Lei 1438 de 2011, artigo 57).
- Se a instituição já fatura no Omneri HIS, o Histeva entrega os itens prontos para cobrança e não emite fatura.
Por que faturar patologia é diferente
A atividade se distribui no tempo. Um mesmo caso gera cobranças em momentos diferentes: o estudo base na assinatura, cada técnica ao ser concluída, o intraoperatório ao comunicar o resultado e a interconsulta ao receber a resposta. Se o faturamento espera o fechamento do caso para lembrar de tudo o que veio antes, ele depende da memória.
As quantidades dependem dos espécimes. Dois frascos de biópsia não são uma biópsia, e uma peça cirúrgica oncológica com margens não é cobrada da mesma forma que uma peça de reconhecimento.
As técnicas são contadas por unidade. Um painel de mama com receptor de estrogênio, receptor de progesterona, HER2 e Ki-67 são quatro imuno-histoquímicas, não uma.
Os pagadores são variados. Um laboratório pode faturar para uma EPS, para a IPS (instituição prestadora de serviços de saúde, como se chamam os prestadores na Colômbia) que lhe envia as amostras, para uma ARL (seguradora de riscos ocupacionais), para uma seguradora do SOAT (o seguro obrigatório de acidentes de trânsito), para uma empresa de medicina pré-paga ou para o paciente particular, e cada um tem o seu convênio, a sua tabela e os seus documentos de suporte.
O que se cobra depende do convênio. Os recortes, os níveis ou a revisão de material externo são cobrados em alguns contratos e em outros não.
Da atividade ao item faturável
No Histeva, cada item faturável nasce de um evento do caso. Uma regra define qual evento o gera, a qual tipo de caso ou de técnica se aplica, com qual código CUPS (a classificação colombiana de procedimentos em saúde) é cobrado e como a quantidade é calculada. O Histeva traz regras iniciais que o seu laboratório ajusta aos convênios:
| Atividade | Evento que gera a cobrança | Quantidade |
|---|---|---|
| Biópsia | Assinatura do caso | Uma por espécime |
| Peça cirúrgica oncológica com margens | Assinatura do caso | Uma por espécime |
| Citologia cervicovaginal | Assinatura do caso | Uma por caso |
| Citologia não ginecológica e PAAF | Assinatura do caso | Uma por espécime |
| Revisão de material externo | Assinatura do caso | Uma por caso |
| Imuno-histoquímica | Técnica concluída | Uma por anticorpo |
| Coloração especial | Técnica concluída | Uma por coloração |
| Intraoperatório | Resultado comunicado | Uma por estudo |
| Interconsulta | Resposta assinada do consultor | Uma por interconsulta |
| Recortes e níveis | Técnica concluída | Regra desativada até que o laboratório a defina |
Três detalhes mudam o resultado no caixa. Primeiro, se um evento é processado duas vezes, a cobrança não é duplicada: cada item fica vinculado ao evento que o originou. Segundo, se o convênio exige autorização e ela falta, o item fica bloqueado com o motivo, em vez de sair em uma fatura que vai ser glosada. Terceiro, o analista de faturamento vê os itens pendentes e bloqueados por pagador, corrige a autorização e os aprova.
A técnica que gera a cobrança é a mesma que ficou rastreada no laboratório, com o seu bloco, as suas lâminas e os seus lotes de reagente. Veja rastreabilidade de amostras de patologia.
Convênios, tabelas e autorizações
Cada pagador tem o seu tipo, NIT (número de identificação tributária), código, regime, dados para a fatura eletrônica e prazo de pagamento. Cada convênio define a modalidade (por evento, pacote ou capitação), a tabela base (SOAT, ISS 2001 ou uma tabela própria) com o seu percentual de ajuste, se exige autorização e em quantos dias as glosas devem ser respondidas. Os valores saem da tabela do convênio quando o item é gerado, não de uma lista de preços paralela.
Fatura eletrônica perante a DIAN
A fatura é emitida perante a DIAN sob a Resolução 000165 de 2023, modificada pela 000008 de 2024. O Histeva agrupa os itens prontos por pagador, convênio e mês, ou por caso quando o paciente é particular, usa as resoluções de numeração do seu laboratório e transmite por meio do APIDIAN. O CUFE (o código único da fatura eletrônica) fica guardado com a fatura. As notas de crédito e débito, os pagamentos e os arquivos PDF e XML ficam na mesma conta.
RIPS com CUV
A norma vigente do RIPS como suporte da fatura eletrônica em saúde é a Resolução 948 de 2026, expedida em 14 de maio de 2026, que revogou as Resoluções 2275 de 2023, 558 de 2024 e 1884 de 2024. A regra de fundo não mudou: sem CUV, a fatura não pode ser protocolada junto ao pagador.
O Histeva monta o RIPS em JSON por fatura, a partir dos mesmos itens faturáveis: procedimentos com o seu CUPS, datas, autorização, diagnóstico, documento do profissional e valores. Antes de enviá-lo, valida a estrutura e se os totais batem com a fatura, e guarda o CUV quando o pagador o exige.
Como um laboratório de patologia fatura para pagadores muito diferentes, o modo de RIPS é definido por pagador: fatura com RIPS e CUV, fatura com um arquivo RIPS de suporte ou fatura sem RIPS. Vale definir com a sua área de faturamento qual corresponde a cada relação antes de cadastrar os convênios.
Protocolo, glosas e contas a receber
Cada envio ao pagador fica registrado como protocolo. O prazo que mais derruba contas é o primeiro: protocolar os documentos de suporte em até 22 dias úteis após a emissão da fatura, conforme a Resolução 2284 de 2023. Por isso importa que o item nasça na assinatura do caso, e não no fechamento do mês.
As glosas são registradas por item de fatura, com a sua causa, o valor e a data de recebimento. Os prazos do artigo 57 da Lei 1438 de 2011 são encadeados: 20 dias úteis para o pagador formular a glosa, 15 para respondê-la, mais 7 para sanar e 10 para o pagador decidir se a retira. O Histeva alerta antes que vença o prazo de resposta pactuado no convênio, permite aceitar, aceitar parcialmente ou rejeitar, e gera a nota de crédito pelo valor aceito.
Diante de uma glosa, o laudo assinado é o suporte clínico da cobrança. Cada laudo assinado no Histeva é um PDF/A com hash SHA-256 e um QR que o auditor do pagador pode verificar. Veja laudo sinóptico de patologia.
As contas a receber podem ser vistas por pagador e por antiguidade, com os pagamentos aplicados, e tudo é exportado para Excel.
Quanto custa cada caso para você
Faturar bem não diz se um convênio é rentável. No Histeva, cada técnica concluída dá baixa nos reagentes do estoque, primeiro do lote registrado e, se não houver, pelo vencimento mais próximo, e daí sai o custo em reagentes por caso e por tipo de caso. A análise cruza esse custo com o que foi faturado por pagador, com acesso restrito a quem tem permissão para ver valores financeiros.
Se você já fatura no Omneri HIS
Se o seu laboratório funciona dentro de uma instituição que fatura no Omneri HIS, o Histeva não emite fatura: entrega ao Omneri os itens prontos para cobrança, gerados com as mesmas regras. Se o laboratório fatura sozinho, o módulo completo fica no Histeva. Veja software de patologia.
Para ver o fluxo completo, confira as funcionalidades, o guia de patologia digital ou solicite uma demonstração.
