Si llevas la facturación de un laboratorio de patología, ya sabes que un caso no se cobra en un solo momento. La inmunohistoquímica se completó el lunes, la biopsia se firmó el martes, la interconsulta llegó la semana siguiente y los recortes quizá ni se cobran, según el convenio. Cuando todo eso se reconstruye a fin de mes desde planillas, algo se queda sin cobrar o se cobra dos veces, y la EPS lo encuentra antes que tú.
Esta guía explica cómo se convierte la actividad de un laboratorio de patología en factura, RIPS y cartera, con las normas que aplican hoy en Colombia, y cómo lo resuelve Histeva.
En resumen
- En Histeva los cargos no se digitan: la firma del caso, cada técnica completada, cada intraoperatoria y cada interconsulta generan ítems facturables según el convenio.
- La factura electrónica se emite ante la DIAN bajo la Resolución 000165 de 2023, modificada por la Resolución 000008 de 2024.
- Cuando el pagador es una entidad responsable de pago, la factura lleva RIPS como soporte según la Resolución 948 de 2026, y sin CUV no se puede radicar.
- Los soportes se radican dentro de 22 días hábiles desde la expedición de la factura (Resolución 2284 de 2023).
- Las glosas tienen causales taxativas (Resolución 2284 de 2023) y plazos encadenados (Ley 1438 de 2011, artículo 57).
- Si la institución ya factura en Omneri HIS, Histeva entrega los ítems listos para cobrar y no emite factura.
Por qué facturar patología es distinto
La actividad se reparte en el tiempo. Un mismo caso produce cobros en momentos distintos: el estudio base al firmar, cada técnica al completarse, la intraoperatoria al comunicar el resultado y la interconsulta al recibir la respuesta. Si la facturación espera al cierre del caso para recordar todo lo anterior, depende de la memoria.
Las cantidades dependen de los especímenes. Dos frascos de biopsia no son una biopsia, y una pieza quirúrgica oncológica con márgenes no se cobra igual que una pieza de reconocimiento.
Las técnicas se cuentan por unidad. Un panel de mama con receptor de estrógeno, receptor de progesterona, HER2 y Ki-67 son cuatro inmunohistoquímicas, no una.
Los pagadores son variados. Un laboratorio puede facturarle a una EPS, a la IPS que le remite las muestras, a una ARL, a una aseguradora SOAT, a una prepagada o al paciente particular, y cada uno tiene su convenio, su tarifa y sus soportes.
Lo que se cobra depende del convenio. Los recortes, los niveles o la revisión de material externo se cobran en unos contratos y en otros no.
De la actividad al ítem facturable
En Histeva, cada ítem facturable nace de un evento del caso. Una regla define qué evento lo genera, a qué tipo de caso o de técnica aplica, con qué código CUPS se cobra y cómo se calcula la cantidad. Histeva trae reglas de partida que tu laboratorio ajusta a sus convenios:
| Actividad | Evento que genera el cobro | Cantidad |
|---|---|---|
| Biopsia | Firma del caso | Una por espécimen |
| Pieza quirúrgica oncológica con márgenes | Firma del caso | Una por espécimen |
| Citología cervicovaginal | Firma del caso | Una por caso |
| Citología no ginecológica y BACAF | Firma del caso | Una por espécimen |
| Revisión de material externo | Firma del caso | Una por caso |
| Inmunohistoquímica | Técnica completada | Una por anticuerpo |
| Coloración especial | Técnica completada | Una por coloración |
| Intraoperatoria | Resultado comunicado | Una por estudio |
| Interconsulta | Respuesta firmada del consultor | Una por interconsulta |
| Recortes y niveles | Técnica completada | Regla desactivada hasta que el laboratorio la defina |
Tres detalles cambian el resultado en caja. Primero, si un evento se procesa dos veces, no se duplica el cobro: cada ítem queda atado al evento que lo originó. Segundo, si el convenio exige autorización y falta, el ítem queda bloqueado con el motivo, en lugar de salir en una factura que se va a glosar. Tercero, el analista de facturación ve los ítems pendientes y bloqueados por pagador, corrige la autorización y los aprueba.
La técnica que genera el cobro es la misma que quedó trazada en el laboratorio, con su bloque, sus láminas y sus lotes de reactivo. Ver trazabilidad de muestras de patología.
Convenios, tarifas y autorizaciones
Cada pagador tiene su tipo, NIT, código, régimen, datos para la factura electrónica y plazo de pago. Cada convenio define la modalidad (evento, paquete o cápita), la tarifa base (SOAT, ISS 2001 o una tarifa propia) con su porcentaje de ajuste, si exige autorización y en cuántos días deben responderse las glosas. Los valores salen de la tarifa del convenio al generar el ítem, no de una lista de precios paralela.
Factura electrónica ante la DIAN
La factura se emite ante la DIAN bajo la Resolución 000165 de 2023, modificada por la 000008 de 2024. Histeva agrupa los ítems listos por pagador, convenio y mes, o por caso cuando el paciente es particular, usa las resoluciones de numeración de tu laboratorio y transmite a través de APIDIAN. El CUFE queda guardado con la factura. Las notas crédito y débito, los pagos y los archivos PDF y XML quedan en la misma cuenta.
RIPS con CUV
La norma vigente del RIPS como soporte de la factura electrónica en salud es la Resolución 948 de 2026, expedida el 14 de mayo de 2026, que derogó las Resoluciones 2275 de 2023, 558 de 2024 y 1884 de 2024. La regla de fondo no cambió: sin CUV la factura no se puede radicar ante el pagador.
Histeva arma el RIPS en JSON por factura, desde los mismos ítems facturables: procedimientos con su CUPS, fechas, autorización, diagnóstico, documento del profesional y valores. Antes de enviarlo valida su estructura y que los totales coincidan con la factura, y guarda el CUV cuando el pagador lo exige.
Como un laboratorio de patología le factura a pagadores muy distintos, el modo de RIPS se define por pagador: factura con RIPS y CUV, factura con un archivo RIPS de soporte, o factura sin RIPS. Cuál corresponde a cada relación conviene definirlo con tu área de facturación antes de cargar los convenios.
Radicación, glosas y cartera
Cada envío al pagador queda registrado como radicación. El plazo que más cuentas hunde es el primero: radicar los soportes dentro de los 22 días hábiles siguientes a la expedición de la factura, según la Resolución 2284 de 2023. Por eso importa que el ítem nazca al firmar el caso y no al cierre del mes.
Las glosas se registran por ítem de factura, con su causal, valor y fecha de recepción. Los plazos del artículo 57 de la Ley 1438 de 2011 están encadenados: 20 días hábiles para que el pagador formule la glosa, 15 para responderla, 7 adicionales para subsanar y 10 para que el pagador decida si la levanta. Histeva alerta antes de que se venza el plazo de respuesta pactado en el convenio, permite aceptar, aceptar parcialmente o rechazar, y genera la nota crédito por el valor aceptado.
Frente a una glosa, el informe firmado es el soporte clínico del cobro. Cada informe firmado en Histeva es un PDF/A con hash SHA-256 y un QR que el auditor del pagador puede verificar. Ver informe sinóptico de patología.
La cartera se ve por pagador y por antigüedad, con los pagos aplicados, y todo se exporta a Excel.
Cuánto te cuesta cada caso
Facturar bien no dice si un convenio es rentable. En Histeva cada técnica completada descuenta los reactivos del inventario, primero del lote registrado y si no por vencimiento más próximo, y de ahí sale el costo en reactivos por caso y por tipo de caso. La analítica cruza ese costo con lo facturado por pagador, con acceso restringido a quien tiene permiso para ver cifras de dinero.
Si ya facturas en Omneri HIS
Si tu laboratorio funciona dentro de una institución que factura en Omneri HIS, Histeva no emite factura: entrega a Omneri los ítems listos para cobrar, generados con las mismas reglas. Si factura sola, el módulo completo vive en Histeva. Ver software de patología.
Para ver el flujo completo, revisa las funcionalidades, la guía de patología digital o solicita una demo.
